Rechnung schreiben

Andrea Lackner, Debitoor 〈WERBUNG〉

Sie haben ein neues Geschäft abgeschlossen? Gratulation! Aber bevor Sie mit einem Glas Prosecco darauf anstoßen, sollten Sie sich mit einigen Regelungen der Rechnungslegung vertraut machen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie als Unternehmerin bei der Rechnungsstellung vorgehen.

Die 12 wichtigsten Bestandteile einer Rechnung

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, müssen Sie bestimmte Pflichtangaben machen – vor allem dann, wenn Sie mit einem anderen Unternehmen Geschäfte machen (B2B Geschäfte).
Die 9 verpflichtenden Angaben auf einer Rechnung sind:

  • Name und Anschrift
  • Name und Anschrift Ihres Kunden / Ihrer Kundin
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID)
  • UID Ihres Kunden / Ihrer Kundin
  • Einmalige, fortlaufende Rechnungsnumme
  • Rechnungsdatum (=Ausstellungsdatum)
  • Lieferdatum / Leistungsdatum
  • Art und Menge der Ware / Art und Umfang der Leistung
  • Preis: Nettopreis, Steuersatz

Empfehlenwert ist, zusätzlich noch weitere – freiwillige – Angaben zu machen.
Die 3 wichtigsten freiwilligen Angaben auf einer Rechnung

  • Fälligkeitsdatum / Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage)
  • Ihre Bankverbindung
  • weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Durch die Gewährung einer (freiwilligen) Zahlungsfrist zeigen Sie Kulanz. Prinzipiell ist eine Rechnung nämlich immer sofort fällig.
Indem Sie Bankverbindung und Telefonnummer angeben, erleichtern Sie Ihren Kund/innen die Zahlung – und die Kontaktaufnahme bei Rückfragen.

Eine Rechnung schreiben als Kleinunternehmerin

Beträgt Ihr Jahresumsatz weniger als 30.000 Euro? Dann können Sie die Kleinunternehmerregelung für sich beanspruchen.
Das bedeutet, Sie sind von der Einhebung der Umsatzsteuer befreit, können jedoch auch keine Vorsteuer geltend machen.
Für Ihre Rechnungsstellung gilt dann: Sie dürfen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen angeben.

Wenn Sie nun eine Rechnung schreiben, müssen Sie folgende Punkte beachten:

  • Ihre Rechnung muss umsatzsteuerfrei sein
  • Sie können auf die Angabe der UID verzichten
  • Sie müssen den Zusatz „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“ anbringen (Formulierung variabel)

Hinweis: Unternehmen, die in erster Linie Geschäftskund/innen haben, verzichten oft auf die Kleinunternehmerregelung.
Bitte beachten Sie, dass Sie Ihren Verzicht schriftlich beim Finanzamt bekannt geben müssen und Sie für 5 Jahre an Ihre Entscheidung gebunden sind.

Rechnungen schreiben an Kunden im EU-Ausland

Auch bei der Rechnungslegung gibt es Ausnahmen. Nämlich dann, wenn Ihr/e Kund/in den Sitz nicht wie Sie in Österreich hat, sondern in einem anderen EU-Land wie z. B. Deutschland.
Die Ausnahmen betreffen allerdings nur den Fall, wenn Sie und Ihr/e Kund/in umsatzsteuerpflichtige Regelunternehmer/innen sind.
Dann tritt das Reverse-Charge-Verfahren in Kraft: Nicht Sie, sondern Ihr/e Kund/in muss die Umsatzsteuer aus dem Kauf an das Finanzamt abführen.

  • Ihre Rechnung muss umsatzsteuerfrei sein
  • Sie müssen Ihre und die UID Ihres Kunden / Ihrer Kundin anführen
  • Sie müssen den Zusatz „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“ oder „Reverse Charge“ auf die Rechnung schreiben (Formulierung variabel)

Hinweis: Für alle anderen Geschäftsfälle – Sie sind Kleinunternehmerin oder Ihr/e Kund/in ist Kleinunternehmer/in / Privatperson – ändert sich nichts:
Sie schreiben Ihre Rechnung so, wie Sie es auch bei Kund/innen in Österreich tun würden.

So geht’s: Eine Rechnung schreiben & versenden

Haben Sie Ihre Rechnung fertig geschrieben, müssen Sie diese versenden.
Dafür haben Sie verschiedene Möglichkeiten

  • Postversand
  • Versand per E-Mail
  • Versand per Fax
  • Web-Download

War noch vor zehn Jahren der Postversand die gängigste Methode des Rechnungsversands, werden Rechnungen heute vor allem
per E-Mail versendet. Dadurch sparen Sie Zeit, Druck- und Portokosten.

Falsche Rechnung? Wie Sie eine Rechnung berichtigen

Es kann auch einmal vorkommen, dass Ihr/e Kundin Sie anruft und eine korrigierte Rechnung haben möchte.
Beispielsweise weil sich die Anschrift geändert hat. Oder versehentlich andere Angaben falsch sind.
In diesem Fall sollten Sie eines nicht tun: Die Rechnung einfach löschen und eine neue Rechnung ausstellen.
Buchhalterisch korrekt ist es, wenn Sie folgende Schritte einhalten:

  • ursprüngliche Rechnung storniern
  • eine neue, berichtigte Rechnung schreiben (mit neuer Rechnungsnummer)
  • im Hinweisfeld der neuen Rechnung auf die ursprüngliche Rechnung (inkl. Rechnungsnummer) verweisen

Mit dem einfachen Rechnungsprogramm Debitoor sind Sie immer auf der sicheren Seite und können alles auch mobil verwalten.

Andrea Lackner
Debitoor
www.debitoor.de

Tags: Wordpress, Joomla