E-Mailings

Auch wenn der E-Mail-Newsletter ein kostengünstiges Kommunikationsmittel ist – es ist immer ein Medium, das bei den Empfänger/-innen einen Eindruck hinterlässt. Nutzen Sie nachstehende Informationen für Ihre erfolgreiche E-Mail-Kommunikation.

Das Konzept
Erstellen Sie ein Konzept: welche Inhalte sind für wen interessant. – Hier steht die Relevanz im Vordergrund. Schaffen Sie eine positive Erwartungshaltung bei den Empfänger/-innen, indem Sie den Inhalt des Newsletters informativ und nützlich gestalten.

Das Format
Professionelle Newsletter erstellen Sie im MULTIPART-Format, d. h. aufgebaut im HTML-Format (mit Bildern) als auch im Textformat. Die Möglichkeit einer Webansicht ist ebenfalls von Vorteil. Ein wichtiger Punkt ist der clientoptimierte HTML-Code – denn auch wenn viele es nicht glauben wollen – dieser Code beeinflusst die Darstellung und Zustellbarkeit.

Achten Sie auf die richtige Lesebreite: diese richtet sich danach, an wen Sie versenden. Schmale Lesebreiten sind in erster Linie für Empfänger/-innen von web-basierten E-Mail-Clients empfohlen, da sonst in der Vorschau ein Teil der Zeile abgeschnitten wird.

Senden Sie keine Bilder direkt mit, da zu große E-Mailings möglicherweise von Providern blockiert werden (Referenz-Bild-Links im HTML-Code einfügen). Versehen Sie Ihren Newsletter unbedingt mit Abmeldelink, Impressum sowie Offenlegungsinformationen und bieten Sie Ihren Empfänger/-innen die einfache Möglichkeit zum Dialog, z. B. mittels Kontaktformular.

Der Inhalt

  • Sprechen Sie Ihre Empfänger/-innen persönlich und in der richtigen Tonalität an.
  • Segmentieren Sie nach Möglichkeit Ihre Zielgruppe nach Interessen.
  • Verwirren Sie Ihre Abonnent/-innen nicht mit zu vielen Angeboten, platzieren Sie kurze Texte und versehen Sie weiterführende Informationen mit einem Link auf eine Folgeseite (Landingpage) oder Webseite. Wenn Sie in Ihrem Newsletter mehrere Angebote veröffentlichen, empfiehlt sich die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses.

Der Versand
Legen Sie Augenmerk auf die optimale Betreffzeile des Newsletters – kurz, präzise und idealerweise ist der Firmenname erwähnt.

Versandzeitpunkt ist nicht gleich Versandzeitpunkt: Testen Sie den optimalen Zeitrahmen, um möglichst hohe Öffnungsraten zu erreichen. Ein Testversand an verschiedene E-Mail-Adressen ist vor dem eigentlichen Versand Ihres Newsletters von Vorteil.

Wenn Sie den Versand über Ihren E-Mail-Client (SMTP-Protokoll – Simple Mail Transfer Protocol – einfaches E-Mail Sendeverfahren) durchführen, informieren Sie sich unbedingt bei Ihrem Provider, ab wann eine Blockierung der Aussendung erfolgt (ungefährer Richtwert 300 bis 400 Mailings – dies ist jedoch von Provider zu Provider verschieden). Ein Mailing an mehr als 400 Adressen sollte über einen eigenen Server bzw. von seriösen E-Mail-Marketing-Dienstleistern durchgeführt werden.

Überlegen Sie eine sinnvolle Versandfrequenz: zu viel nervt, jedoch ist eine Mail keine Mail. Wenn Sie Ihren Empfänger/-innen relevante Inhalte liefern können, ist ein- bis zweimal pro Monat optimal.

Verwenden Sie eine Versandsoftware, die

  • Ihre Newsletter in HTML und Text aufbereiten kann
  • eine personalisierte Ansprache ermöglicht
  • Zielgruppen bilden kann
  • Versandstatistiken generieren kann
  • Robinsonlisten berücksichtigt
    (Sie sind lt. Gesetz verpflichtet, vor jedem E-Mail-Newsletter-Versand die Robinsonlisten
    lt. E-Commerce-Gesetz gegenzuprüfen). Für Österreich kann diese Liste auf www.rtr.at angefordert werden.
  • Wenn Sie E-Mails ins Ausland senden, sind ebenfalls die Robinsonlisten des jeweiligen Landes zu berücksichtigen.
    (Robinsonlisten enthalten Kontaktdaten von Personen, die keine unerwünschte Werbung erhalten wollen
  • Adressduplikate und nicht zustellbare E-Mails verwaltet und künftig vom Versand ausschließt

Ideal ist ein Anmeldeverfahren auf sogenannter Double-Opt-In-Basis, das heißt der/die Interessent/-in erhält nach seiner/ihrer Anmeldung z. B. auf der Homepage eine automatisch generierte E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn dieser betätigt wird, erfolgt eine Aufnahme in die Mailingliste. Diese Methode schützt vor Missbrauch und Sie sind auf der rechtssicheren Seite.

Grundsätzlich dürfen Sie nur an Privatpersonen und Firmen versenden, die Ihnen die Erlaubnis erteilt haben. Etwas lockerer sind bestehende Geschäftsverbindungen zu sehen, außer der/die Empfänger/in lehnt Werbung über diesen Werbekanal bei der Erhebung der Kontaktdaten ab. Der/die Empfänger/in muss jederzeit die Möglichkeit zur Abmeldung haben.

Die Erfolgskontrolle
Marketing ohne Erfolgskontrolle heißt, im Blindflug zu agieren. E-Mail-Marketing hat Potenzial und die Devise soll lauten: messen, testen, verbessern, messen ... Nur wer misst, weiß tatsächlich, was funktioniert und was nicht, kann diese Erkenntnisse für die nächsten Newsletter nutzen und somit den Response steigern. Empfehlenswert ist die Erhebung der folgenden Parameter: Zustellquoten, Öffnungsraten, An- und Abmeldungen, Klickraten (wie oft wurden die im Newsletter eingebauten Links angeklickt).

Als Fachfrau auf diesem Gebiet unterstütze ich Unternehmen gerne bei der Einführung und Weiterentwicklung von E-Mail-Marketing.

Doris Kemptner
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Tags: Marketing, Mailing, Newsletter, E-Mailing, Zielgruppe, Kundenbindung, Akquisition, Kommunikation, Wordpress, Web Design, Themes, Theme, Joomla, Design

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